Mastering the Craft of Effective Purchasing: Essential Skills for Today's Purchase Managers in Switzerland

Was ist die Aufgabe eines Einkaufsmanagers?

As a Purchase Manager, think of yourself as the mastermind of your organization's end-to-end purchasing activities – but with strategy and savvy! Your mission: to craft smart purchasing plans, charm and negotiate with suppliers, and seal deals that make the finance team high-five you. You're like a detective, scouting the market for the best vendors, comparing prices like a pro, and ensuring your company gets top-notch supply at competitive prices.

Your days are filled with managing supplier relationships (think speed-dating for business), keeping an eye on market trends (fortune-telling, but with numbers), and ensuring everything you buy is competitive and the best deal.

You'll juggle purchase orders with the finesse of a circus performer, all while collaborating with other departments to make sure the business runs smoother than a Swiss watch. Kurz gesagt: Sie sind der Einkaufssuperheld, den jedes Unternehmen braucht!

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Was kann man im Beschaffungsmanagement erwarten?

On a day-to-day basis, you will develop, lead and execute purchasing strategies and overseas the purchasing team in their daily activities. Your role involves assessing supplier profiles and analyzing offers, preparing and implementing effective negotiation tactics. You will manage relationships with key suppliers to maintain the quality of goods, timely delivery and contract compliance. 

You will also be expected to forecast price trends and their impact on future activities. Your goal is to ensure that the company procures all its goods, services and equipment in a timely manner and at the most competitive prices.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Rolle wird darin bestehen, sicherzustellen, dass sich alle Beschaffungsaktivitäten an Gesetze und ethische Standards halten. Dazu gehören die Vorbereitung und Bearbeitung von Bestellungen in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens.

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Was sind die Mythen über das Einkaufsmanagement?

We love to bust myths! Hier sind die dümmsten über Einkaufsmanager:

1. Myth: Focus Only on Local Suppliers: There's a myth that Purchase Managers in Switzerland primarily deal with local suppliers. The truth is that they often engage in global sourcing, navigating international markets and suppliers to optimize the supply chain and align with the organization's global strategy.

2. Myth: Don't Need to Understand the Products They're Buying. Realität: Ein guter Einkaufsmanager muss ein tiefes Verständnis der Produkte haben, die er kauft. Dieses Wissen hilft ihnen, informierte Entscheidungen über Lieferanten zu treffen und effektiv zu verhandeln. 

3. Mythos: Begrenzte Karrieremöglichkeiten. Manche glauben, dass das Beschaffungsmanagement nur begrenzte Möglichkeiten für den beruflichen Aufstieg bietet. Allerdings kann dieses Feld zu bedeutenden Wachstumschancen in höhere strategische Rollen führen, wie z. B. Supply Chain Management und Strategic Sourcing.

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Welche Kompetenzen benötigt ein Einkaufsmanager?

1. Supply Chain and Vendor Management Skills: Kompetenz in der Verwaltung und Optimierung von Versorgungsketten, einschließlich der Auswahl von Lieferanten, Verhandlungen und Beziehungsmanagement. Ein Verständnis der Nuancen der lokalen und internationalen Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung.
2. Strategic Sourcing and Cost Management: Die Fähigkeit, effektive Sourcing-Strategien zu entwickeln und umzusetzen, die die Kosten optimieren und gleichzeitig die Qualität erhalten. Dies umfasst Marktanalysen, Risikobewertungen und die Nutzung von Skaleneffekten.
3. Contract Negotiation and Legal Compliance: Expertise in der Verhandlung von Verträgen mit Zulieferern, der Sicherstellung günstiger Bedingungen und der Einhaltung von Schweizer und internationalen Handelsgesetzen und -vorschriften. Diese Kompetenz ist entscheidend für die Verwaltung von rechtlichen und finanziellen Risiken in der Beschaffung.|
   Extra mehr:
4. ‍Financial Acumen: Understanding financial metrics and budgeting is essential for this role. A Purchase Manager needs to manage the purchasing budget effectively and make cost-effective purchases
   

Welche Eigenschaften muss ein Einkaufsmanager mitbringen?

1. Negotiation Skills: Hier gibt es keine Überraschungen! Ein Einkaufsmanager muss über hervorragende Verhandlungsfähigkeiten verfügen, um die besten Preise und Bedingungen von Lieferanten zu sichern und so sicherzustellen, dass das Unternehmen einen Gegenwert für sein Geld erhält. 
2. Analytical and Decision-Making Skills: The ability to analyze market trends, assess supplier capabilities, and make informed, tough decisions under pressure, such as choosing between suppliers or deciding on the best time to make a purchase.
3. Strong Communication and Relationship-Building Abilities: Effective communication skills to negotiate with suppliers, collaborate with internal teams, and build lasting relationships with stakeholders, both within and outside the organization.
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Wie sieht die Zukunft des Einkaufsmanagements aus?

Digitisation verändert Wertschöpfungsketten und Geschäftsmodelle.

Einkaufsmanager müssen datengestützte Erkenntnisse nutzen, um informierte Entscheidungen über Lieferanten, Preisgestaltung und Bestandsverwaltung zu treffen. Dies könnte zu effizienteren Einkaufsprozessen und Kosteneinsparungen für Unternehmen führen. 

Darüber hinaus wird Nachhaltigkeit zu einem immer wichtigeren Faktor bei Einkaufsentscheidungen. In Zukunft müssen Einkaufsmanager möglicherweise nicht nur Kosten und Qualität, sondern auch die Umweltauswirkungen ihrer Einkaufsentscheidungen berücksichtigen. 

However, despite these changes, the core skills required for a Purchase Manager – such as negotiation skills, strategic thinking, and a keen understanding of supply chain dynamics – will remain critical. Therefore, while the role may evolve with technological advancements, its essence will likely remain the same.
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Wie startet man am besten eine Karriere im Einkaufsmanagement?

Manche Unternehmen legen mehr Wert auf Zertifikate als andere. Wenn Sie am Anfang Ihrer Karriere stehen, können Zertifizierungen fundiertes Wissen vermitteln und Sie im wettbewerbsintensiven Bereich des Einkaufsmanagements absetzen.

Die am weitesten verbreiteten Zertifizierungen stammen von ASCM, ISM und CIPS:

1. ASCM's Certified in Production and Inventory Management (CPIM): Gut für Anfänger, bietet tiefe Einblicke in Fertigung und Betrieb, die für ein effektives Einkaufsmanagement entscheidend sind.
2. ASCM's Certified Supply Chain Professional (CSCP): Diese Zertifizierung bietet einen breiten Überblick und ist ideal für Einkaufsmanager, die ihr gesamtes Supply-Chain-Know-how erweitern möchten.
3. ISM's Certified Professional in Supply Management (CPSM): Dies ist der goldene Standard für Beschaffungsstrategien und Supply Management, aber auch relevant für das Beschaffungsmanagement.
4. CIPS's MCIPS: Ähnlich wie CPSM, aber mit einer stärkeren Anerkennung in Europa, was es zu einem wertvollen Asset für Kaufmanager macht, die in der Schweiz tätig sind oder tätig werden wollen.

However, there are plenty of purchasing managers successful in their field without these certifications,which leads us to the next question:
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Wie finden Sie die besten Jobs für das Beschaffungsmanagement, die zu Ihnen passen?

Stellenausschreibungen enthalten oft spezifische Anforderungen. Suchen Sie nach Positionen, in denen Ihre Fähigkeiten eng mit den Stellenanforderungen übereins timmen, und machen Sie dies zu einem starken Verkaufsargument in Ihrer Bewerbung.

Verwenden Sie Stichwörter wie "Junior Purchase Manager," "Assistant Purchase Manager," oder "Purchase Coordinator", um Einstiegspositionen in dem Feld zu finden. 

A smart move: Stehen Sie aus der Menge heraus, indem Sie eine Videoanwendung mithilfe von Moonwork erstellen. Dies ist Ihre Chance, Ihre Fähigkeiten im Einkaufsmanagement und Ihre Fähigkeit zur effektiven Kommunikation unter Beweis zu stellen.

Finden Sie über LinkedIn oder andere Networking-Events Kontakt zu Fachleuten aus der Branche. Die Swiss Trade Association for Purchasing and Supply (procure.ch) bietet Veranstaltungen und Ausbildungsmöglichkeiten in der ganzen Schweiz an.